営業所　くまなく探す　監査かな - 内部監査はプロにまかせなさい

内部監査のプロのテクニック　4

　内部監査のプロの検証は、アプローチ方法も異なります。その地味なテクニックの４回目。

個人情報管理情報の内部監査

　営業所の個人情報の管理状況の内部監査は現地に出向く監査としてよくあるものです。一般的には、個人情報の管理台帳を営業所から提出してもらい、そこに書かれている保管物件を確認するのが一般的です。また、従業員への牽制の狙いも含めて、早朝に各人の机などを開錠してもらい、手続きを経てない物件を確認することも有効です。

　このような監査手続きでも、監査で抜き打ちに検証されるというアナウンス効果もあって、個人情報の管理状況は改善されていきます。

プロの検証はくまなく

　内部監査のプロは、上記の検証の他に営業所内をくまなく確認します。雑然と置かれがちの倉庫などを含めて。とある営業所での監査の際、倉庫から古い手提げ金庫が見つかりました。営業所の担当者に聞くと、鍵がなく着任した５年前から開けたことがないという、開かずの金庫です。その間の内部監査でも、その開かずの金庫については検証されたことがなかったようでしたが、今回は違います。

　営業所にあった、ハンマーを借り手提げ金庫の鍵を壊して開けて中身を確認したのです。そこには、バスの回数券等にまじって１０年以上前の未処理の個人情報が記載された書類などもあったのです。営業所内をくまなく探しているとこのようなこともあるのです。